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《搞定》的笔记

点评

  • 评分:★★★☆☆
  • 阅读完成时间:2020-01-22
  • 阅读时长:1:00

由于最近在用 GTD 的软件,就看了一下这个概念提出的数书籍——《搞定》。

《搞定》系列有三本书,分别为无压工作的艺术、提升工作与生活效率、平衡工作与生活的艺术。

我粗略了看完了,一般人只看第一本就行了。作者的三本书都在反复论证 GTD 这个概念。如果第一本书里面只看两章,我建议只看第二、三章。如果这看一张图,那么就看这一张:


第2章 掌控生活:横向管理工作流程的5个步骤

我们:

(1)收集引起我们注意的事务和信息;
(2)理清每个项目的意义和相关措施;
(3)组织整理结果,提出选项;
(4)进行思考回顾;
(5)选择行动。这些阶段共同构成了我们生活中的横向管理系统,而且我们还可以随时向其中添加需要考虑的新事项。

收集

成功收集的3个必要条件:

  1. 每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中,而不是在你的大脑里。
  2. 你应该尽可能地控制收集工具的数量,越少越好,够用即可。
  3. 你必须定期清空这些设备。

不需要采取行动 如果答案是“否”,也就是“它”不需要我们采取任何行动,那么就有三种可能的情况:

  1. 无用的垃圾,根本没必要保留。
  2. 目前不需要,但日后可能需要处理(孵化)。
  3. 项目具有潜在有用信息,日后可能会派上用场(参考)。

面对这类需要着手处理的材料时,你必须决定两件事情:

  1. 你承诺完成哪些工作?达成哪些目标?
  2. 下一步需要采取什么行动?

立即执行、指派他人,或者延迟处理 一旦你决定了下一步行动,紧接着,你就会面临以下三种选择:

  1. 立即执行。如果行动能在两分钟内完成,那么你就应该立刻执行。
  2. 指派他人。如果处理这件事情需要花费的时间不止两分钟,那么,你应该问一问自己是不是解决这个问题的最佳人选。如果回答是否定的,那就委托给一个合适的人员去办理。
  3. 延迟处理。如果预计花费的时间超过两分钟,而你又恰恰是最佳人选,那么这时,你就不得不推迟行动,把它记录在“下一步行动”清单上,等以后再来完成。

项目的辅助性资料通常,我们会为大部分项目积累大量的相关信息,这些信息都应当按照主题、题目或项目名称组织整理起来。这时,“项目”清单便成为一个索引。各个项目所对应的细节、计划、辅助资料都应该分门别类地存放于独立的文件夹中,或存入电子文档、笔记本或者活页文件夹中,以便你在处理各个项目时可以方便地查阅取用。

行动的提示信息可以分为两类:一类是需要在某一指定日期或时间里执行的行动提示信息;另一类是应该尽快完成的行动提示信息。而日程表所负责记录的就是第一类行动提示信息。

你的日程表上应标注三种情况:

  • 需要在指定时间执行的行动。
  • 需要在指定日期执行的行动。
  • 需要在指定日期获取的信息。

“将来/也许”清单

这类清单可以用于保存一些目前你不打算实施,但又希望在将来某个时候处理的工作。拥有这样一个清单不仅具有实用价值,而且令人备受鼓舞。这就好比是一座“停车场”,用来保存那些你当前无法处理,却又不打算彻底遗忘的事情。这样一来,你就会定期得到提醒。

你需要每隔一段时间,全面回顾自己的总体生活和工作情况,并对拟采取的具体行动进行详细检查。对于大多数人而言,工作流程管理方法的神奇之处恰恰就是在不断对过去进行回顾的过程中体现出来的。也就是说,你至少需要每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题,这非常重要。在后文中,我将其称为“1楼视野”(见下文)。你应该把握住这个机会,快速地清理自己面临的行动和抉择,以便从根本上对需要在某个时间处理的工作给出有效判断。

  1. 确定某一时刻具体行动的“四标准法”在星期三下午3点22分时,你如何选择下一步行动呢?这个时候,你可以按顺序采用下面四个标准:情境、有多少时间、有多少精力和重要性。

情境

每时每刻,你都受限于自己的行动能力。只有很少一部分事情对地点没有特别要求(像拿一支钢笔和一张纸就可起草对一个项目的想法),但是,大多数事情都只能在特定的地点完成(在家或办公室),或者需要借助某些特定的工具(如一部电话、一台电脑),而这正是限制我们行动选择的首要因素。

有多少精力

你有多少精力呢?某些事情需要你头脑清醒、思路清晰、富于创造力,而另一些则要求你具备充沛的体力。还有一些事情则对这两方面都没有特别要求。重要性 当你考虑了情境、时间、精力这三个条件后,最后你就要判断哪个行动选项会给你最高的回报了。现在,你有1个小时的时间,你坐在办公室里守着电话和电脑,你的精力指数为7.3(最高为10)。你应该做些什么呢?给客户回一个电话?考虑一下新的提案?处理一下语音信箱里的留言和电子邮件?或者联系一下你的配偶,看看她/他这一天过得怎么样?

第3章 控制项目:纵向管理项目的5个阶段

轻松自如地控制一切的关键是:

(1)明确判定工作的预期结果(目标)以及为实现目标所需要执行的下一步具体行动;
(2)把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个完善可靠的系统中,并定期回顾和审阅。这就是我所说的“横向”管理的重点。

我注意到,在各行各业中,人们在对工作进行思考的时候,最需要的并不是那些正规的模式。一般来说,需要用到这些模式的人早就进行过这方面的学习,或者已经把它们纳入自己的学习计划或工作日程之中了。其实,在人们进行工作策划和思考的时候,最缺乏的恰恰是那些不怎么正规的方式。

我们的最终目标是把各种工作和情况赶出你的大脑,但决不丢弃任何具有潜在价值的想法。

目标问问“为什么”,这个问题绝不会让你遭受任何损失。如果你能站在“目标”的高度,仔细审视你正在从事的事情,那么这些事情的进程就很有可能得到改善和加强。

下面仅仅是思考“为什么”这个问题的某些好处:

  • 界定成功
  • 建立决策标准
  • 调配资源
  • 激发动机
  • 阐明重点
  • 拓宽选择

原则你所遵循的标准和价值观,同上述推动和指导工作发展进程的目标一样,具有同样的价值。尽管人们很少意识到这一点,但这并不影响它的存在。如果人们与自己所信奉的标准和观念背道而驰,其结果势必是劳而无功,心烦意乱,压力倍增。

前景/结果为了能够最富有成效地利用你可以获取的资源(无论是那些你已经意识到的,还是尚未认知的资源),你的大脑里都必须清楚地勾勒出一幅成功的蓝图:成功将是一番什么样的景象?听上去会怎样?有什么感觉?目标和原则提供了动机和监控手段,而前景则是描绘最终成果的一个现实的蓝图。这是一个询问“什么”而不是“为什么”的问题,所以当这项工作成功地完成之后,现实究竟会出现一番什么景象?

头脑风暴/集思广益

想到一个好主意的

当你了解了你想完成的某件事情的结果和目标之后,“如何实现”就是当务之急了。当你头脑中浮现出的愿景与你目前的现状有所不同时,你就会自动开始填补这一差距,或者说你开始进行头脑风暴了。这时,一些想法便会跌跌撞撞地进入你的头脑中,毫无章法可循——琐碎的、重要的,普通的、绝妙的,都混杂在一起。这一过程在人们处理多数事情的时候,都在不断上演,而且也确实起到了作用。

分布式认知

头脑风暴的最大优点在于,它不仅能够捕捉到新颖独特、富于创意的想法,还能够启发你产生更多的好主意。

头脑风暴的关键技巧

有许多技巧都可以用来启动思维,强化打破常规的思考模式。这些基本原则可以归纳为以下3点:

  • 不判断、不质疑、不评估、不批判
  • 追求数量、不求质量
  • 把分析组织工作置于次要的地位

不判断、不质疑、不评估、不批判

非自然计划模式很可能在你开动脑筋时抬头作怪,令你过早地评论自己的想法。即使你心里有一丝批判的念头,你也会在搜寻主意的时候对自己百般挑剔和责难。保持头脑风暴不偏离预定的目标,这和扼杀创造性思维两者之间有着微妙的差别。把头脑风暴过程纳入整个计划的大框架之中也同样重要,若只是为了头脑风暴而头脑风暴,那也未免太过于机械了。头脑风暴只是问题解决过程中某一阶段的特定活动,只有认识到这一点,才能合理地面对这一过程。

追求数量、不求质量

追求数量可以促使你的思维不断延展、扩充。你并不知道什么才算得上是好想法,除非你找到它。有时,你是在过了一段时间之后,才可能意识到这个主意是一个好主意,或者会变成好主意。这就像在一家大商场购物,这里货品琳琅满目、任你挑选,这种感觉实在是太妙了。对于制订工作计划,这种情形也同样适用。你拥有的想法越多,就能为选择创造更加广阔的空间,你也会更加信赖自己所做出的选择。

把分析组织工作置于次要的地位

在分析、组织整理和评估材料时,应该像打破常规的创造性思维一样,获得最大限度的自由。但是,在整个开动脑筋、集思广益的阶段,这些行为不应该居于主导地位。

轻松实现轻松做事

研究了高效行为的4个主要方面:

  1. 把握我们所有内部和外部的“未竟之事”,恢复到目标明确、精力充沛的状态。
  2. 在承诺要完成的多个层面的结果和承担的责任中,有意识地保持自己的关注重心。
  3. 创建值得信赖的结构并持续使用,从而引发适当的关注和必要的行为提示。
  4. 把一切建立在灵活机动的行动基础之上。

收集阶段(Collect)

处理阶段(Process)
组织整理(Organize)
检查回顾(Review)
执行阶段(Do)

目标和原则

  • 愿景
  • 长期目标
  • 责任范围
  • 项目
  • 行动

点评

点评:★★★☆☆
建议只看第一本,后面两本过于重复了

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