整理的21条原则

1. 妥善管理你的生活,以减轻脑部负担。

2. 赶紧把信息从脑袋中移除,越快越好!

3. 同时处理多项事物,通常只会让你更没效率。

4. 用故事来记事情。

大脑不善于记忆琐碎的事情,不善于精确记忆。

大脑也不善于做决定,太多的选择让大脑无所适从,而当我们面临新选择时又会质疑或重新审视原先已做好的决定。

“鸡尾酒效应”指出注意力的一个特性。在任何时候,大脑注意到的东西,远比你实际察觉的还多。

在我们注意到某个事物之后,它会进到短期记忆。在那里保存几秒到几分钟,判断是否有意义。所以许多不经意的事物,没多久就忘了。

短期记忆一般一次最多只能容纳5-9件事。所以要将不重要的资讯从脑袋中移出,充分挖掘短期记忆的价值。

避免同时执行多个任务,这样会影响资讯进入短期记忆。 要记住某项事物,我们让它从短期记忆转移到长期记忆;这个过程叫做“编码”。

成功将某项事物编码的最佳方式,就是给它一个故事,因为故事比事实更容易让大脑记住。

为了日后顺利用故事来回想某一事物,你得在编码前就先想好以后你会在什么情形下用到它。 谨慎选择该记住的事情,不让脑力浪费在不该记的事物上。

5. 就算某件事有一贯作法,也不表示那是最适当的。

6. 知识不是力量,分享知识才是力量。

现行制度和信念大多是错误的,从朝九晚五工作制,到学校放暑假的时段,就连“知识就是力量”的想法,都不合时宜。这些谬误让整理变得更困难。 大多时候,我们宁可持续不断用错误的生活来配合过时的旧制,而不去尝试调整。这不但让我们的脑负荷过大,也给生活带来不少压力,让我们做起事来更没条理。

我们得先质疑现有的制度。或许无法一下就推翻,但可以改变对既有限制的回应方式,进而巧妙避开,减低对我们的冲击。以下是我们可以做的:

  • 正视你生活中根深蒂固的变化,试着去想一下,怎么让科技帮助你改善生活。
  • 善用你能负担得起的科技(像是网际网路、视讯会议),愈多愈好,让你得以在家工作,至少一周有一、两天。
  • 和上司谈谈,能否调整你上下班的时间,避开尖峰时段。
  • 若孩子还小,暑假期间不妨为他和邻居小孩办个暑期游乐营,再和其他家长轮流看管孩子。或者直接把小孩送去上暑期辅导课(不过,你的孩子可能会因此很气你)。
  • 考虑搬到离公司、学校、教堂、购物中心近一点的社区,节省长途开车的时间与资源。
  • 别掉入“知识就是力量”的迷思。大方与别人分享你的知识,也请别人这么做。如此一来,每个人都能把事情做得更好。
  • 和别人合作,最好是那些跟你不同的人,一起联手对付棘手问题,集众人之智找出解决办法。

7. 你要克服的是真实的限制,而不是假想的限制。

8. 对自己全然诚实,但别预设立场。

9. 知道何时该忽视你的限制。

我们每个人都有独特的限制,不论是生理还是心理方面,还是社会加诸在我们身上的桎梏。 要做好整理,最重要的是先全盘了解

自己的限制与挑战,知道他们从哪儿来?是真实的还是假象?带给你怎么样的影响?你能做些什么去回应?

限制大致可分为两种:假想的和真实的。前者不一定真的存在。 你必须认清两者的差别,试图克服一项根本不存在的限制,只是白白浪费时间和精力.

要判断限制的真实,有几项因素可供参考,

比如情境以及与你生活的相关性。但因为我们不善于客观分析自己和周遭环境,所以可以试试三百六十度绩效评估法,就是全方位拜托身边的人帮你分析。

真实限制里,有的是我们可掌控的,有的是可减轻影响但无法全面克服的,有的则完全不在掌控。只要能弄清楚,就不用再浪费时间在徒劳无功的事情上。

要知道何时可忽视自己的限制。首先你可考量自己有哪些有利条件?例如你的技能专长与可用的资源,你也要评估可能的风险,若你忽略限制,最糟的情况会是什么?不管你的最终决定为何,别让非理性的恐惧左右你,恐惧只是一种情绪,也是最该被忽视的限制。

认清自己的限制,并发展应对之道,这点非常重要。因为遇上突发状况,压力升高时,限制会变得比平常大。不过,只要防患于未然,危机爆发时,你就能更从容应对。

10. 在引擎发动前,清楚知道你要去哪里,又要怎么去。

11. 达成目标的方式不只一种,要懂得变通。

订定明确的目标(加上行动计划),之后所做的每件事情便有了可遵循的脉络与意义。大多数人一碰到事情就埋头苦干,没空停下来审视自己在做什么,或为什么做。

有了明确的目标,你比较知道哪些一定该做,哪些不该做,哪些咨询该留存脑中,哪些不用。这样一来,你才能更有效率、更有条理。

目标一定要够具体。目标愈明确,就愈容易达成,成效也更容易评量。

订定具体目标前,问自己几个问题:我究竟想要达成什么?为什么我非得完成不可?我不去做的话,会怎么样?想要达成目标,我得采取哪些行动?

计划再完美,若无法达成也是枉然。达成目标的方法不必局限,一旦原本的方法行不通,不必气馁,要懂得变通,使用其他办法。

在真正着手拟定行动计划前,你得暂停冷静一下,然后再重新评估是否有必要做,是不是该把计划委托他人,还是寻求援助。

能否有效整理资讯与思绪,有个关键在于,我们能否成功唤起之前曾经做过的决策、实验、以及学到的知识,这表示我们不必盲目重复之前做过的每一件事。

计划愈大,你要做的决定相对愈多。然而糟糕的是,我们实在不善于做决定。所幸,我们可学些改善蹩脚决定的技巧,至少可做些弥补。

  • 找个值得你信赖的人,告诉他你的决定,请他帮忙审视。这个人通常能帮你看出不合逻辑或偏颇的地方,或赞同你的决定,让你更安心。

  • 在心中试想各种选择的可能结果。与各个决定“独处”一阵子,观想可能的结果,看看有什么感受。

  • 做点研究,多搜集资料可帮助你做决定。但不要做过头,太多资料反而让你更难做出决定。

  • 为潜在的决定列出可能的正反结果,并依重要性排序。

  • 写下赞成与反对某项潜在决定的所有理由,过个一、两天回来看,逐项质疑这些假设的真实性。

12. 数据不用归档,靠搜寻就好。

整理术因人而异,因时代进步而有新需求。搜寻是全新整理概念的基础。无须花费时间精力归档重要咨询,日后也不用费事费心翻找。我们要做的,就只有搜寻。

请输入代码同样的查询,在不同搜索引擎上,结果不一定一样。 有许多简单方法可让google的搜寻结果更精确,学会这些技巧,能让你省事省力找到所需的资料。

  • 查询字词的字尾加不加s有很大区别,比如apples通常被google认为是查苹果,而apple则被认为是在查苹果公司。

  • 对词组加英文引号,可将词组作为组合进行搜索

  • 可用波浪线增加形容词进行描述,例如”paris hotel”~affordable。注意波浪线前没有空格。也可以把同义词都列上,利用大写的OR进行连接,例如”paris hotel” affordable OR cheap OR budget。后者更为精确。

  • 用减号进行排除,如”digital camera”-Nikon。查询的是出尼康外的其他品牌的数码相机。

  • 搜寻特定网站,如”电子书” site:pan.baidu.com,则只在百度网盘中搜索资源。

  • 搜寻特定格式,如”整理术” filetype:pdf

13. 为有真正需要的东西才记进脑子里。

14. 将大体积的东西拆解成数个小单位。

15. 每周空出时间再次审视重要信息。

你我每天都在接收大量咨询,然而值得记进脑中的,只有那些你真正需要的。要摆脱不必要的东西,首要之务就是要做好过滤。 过滤任何资料之前或是当下,得先确定你的目标。不论是一本书、一篇文章或部落格贴文,还是一长串的电子邮件,先快速浏览资料。接下来,利用你设定的目标将资料妥善分类,依照各段文字对你的用途,决定是否要忽略,或是储存以备日后之需,还是要编码成为记忆。此外,针对待储存或待编码的资料,你应该将它们依相关性分割成更小的段落。

知道资料对你的用途后,你才能妥善管理。一旦你知道日后打算怎么使用某分资料,就可以发展出一套故事或脉络,让资料的编码更顺利,也会更容易记住。

过滤资料前,如果还没有目标,要做得好狠难,但还是做得到。重复和重读资料的过程,旺旺会帮助你理清它对你的用途。

重复(重誊或重读)也能帮助日后回想。每周挪出空档重新审视过去一周收集的资料,像是会议笔记、电子邮件、加入书签的网页等等。当全身关注再次审视这些资料,你会更容易记住。等你需要用到某份资料时,回想的速度愈快,你就愈有组织,也能愈成功。

把大量资料或大型行动尽可能拆成小单位,你才不会觉得压力过大。同时,这么做也能帮助你更容易记住。况且,分门别类之后,你更能看出各自的主题及型态,跟你的目标是如何呼应的,这会让你更容易理解。

尽可能马上开始联系你发展处的过滤方法。当你遇上危机,得处理突如其来的大量资料时,会发现自己更能从容应付。

16. 世上没有一套整理系统是十全十美的。

17. 尽可能使用你已熟知的工具。

何时适用纸张

  • 纸张有助于脑力激荡。若你的目标是要解决问题或相处一些电子,可以把想法写在便利贴海报纸上,利用剪贴的方式重组资料,这有助于看出它们的模式,让主题逐渐明朗。此外,用白板也可以。
  • 若你想要编码或完全吸收资讯,把文件列印出来,不要盯着电脑荧幕。因为从纸上通常会看到荧幕上没发现的。
  • 当你脑中有一大堆想法时,拿张纸写下来吧!这有助于宣泄,也能净空你的脑袋。
  • 除非你确定使用电子文件真的比纸本更有效率。像财务资料就是最好的例子,使用电子版的财务资料其实比纸本麻烦。
  • 法律文件要妥善收藏。但要记得写邮件到自己id信箱,提醒自己存放文件的位置,并随信附上哪些文件的PDF档案。此外,记得将那些必须知道文件存放位置和保留备份档案的亲友列为副本收件人,一并寄送。
  • 随身带个小记事本。想要写东西却不方便用电脑或手机时,记事本相当好用。

何时适用电子工具

  • 大量且杂乱无章的资料,以及想要跟他人分享的资讯,建议采用电子工具来储存,纸张并不合适。这样一来,你不但能用更多方式加以存取,也比较不会找不到。此外,这让你的资料更容易分享,也更易搜寻。
  • 尽管重要和机密的文件必须保留纸本(像遗嘱、合约等),还是得做电子备份,以防原始纸本遗失或毁损。同时,有了电子档案,更方便搜寻。
  • 试着将重要文件放到云端上,就不用担心日后因为储存工具遭淘汰,再也无法存取。
  • 尽可能利用留言转成文字、再寄送电邮的服务。这样一来,你不用再花时间听取留言并抄写。有了这项服务,所有留言变成可搜寻的文字,也更容易分享出去。

18. 在你的电子数据添加关键词词,让你日后更容易找到。

尽可能使用你已经熟悉的工具,若非必要,不需花时间和金钱改用全新工具。

19. 事前做注记,有助之后的情境转换。

20. 将情境相似的工作安排在一起。

当你前一刻还在某个情境,或正专注于某件工作或资讯,下一刻去做另一件不相关的事情,你等于经历一场情境转换。 在你转换情境时,你的脑必须把目前留在短期记忆里的东西移到长期记忆。挪出空间给新资讯,然而,有些资讯就在这个过程中流失了。 情境转换愈频繁,以及一个情境间的关联性愈低,你的脑就会愈辛苦。 你无法避免情境转换,但你却能够降低他们的影响,例如:

  • 替自己记下注记,供日后转换情境参考,会让转换过程更顺利。

  • 把情境相仿的工作或会议安排在前后进行.

  • 认清哪些人事物让你分心,并造成不必要且频繁的情境转换,然后,才能减少转换的影响。

  • 休息时才查看电子,不要不时就检查,那会一再打断你的思绪。

  • 当你需要专注时,将电话关掉。同时隐藏来电显示的荧幕,这样你才不会好奇是谁打来,为了什么事情?这本身就是一相亲,情境转换。

  • 若你在开放式办公隔间里工,遇上截止期限压力时,不妨挂上请勿打扰的牌子,带副耳塞,尽可能隔绝周遭的嘈杂声。同时,背对隔间出入口而坐,免得一在有人经过而分心。

  • 每个上班日空出一段时间给自己,就算只有十到十五分钟也好,在你共享的工作行事历里,将这段时间封锁起来,不许别人占用。

  • 召开每一场会议前,先质疑它的必要性。确定会议有清楚的目标,并确保每位与会者也都知道会议目标,提前发放相关背景资讯,方便大家转换情境。

21. 整合工作与生活,别再妄想达到两者平衡。

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